Żyjemy w świecie, w którym nieustanne zmiany stały się koniecznością. Dotyczy to także firm. Zarządzanie zmianą to rozległy temat i na jego studiowanie można poświęcić wiele lat.
Zarządzanie zmianą to proces, którego nie da się przeprowadzić według z góry określonych schematów, a jego rezultaty nie mogą zostać precyzyjnie określone, ponieważ są uzależnione od czynnika ludzkiego, np. reakcji pracowników. Trudno wymienić wszystkie przyczyny, które zmuszają firmy do wprowadzenia zmian, jest to np. zmiana sytuacji na rynku, nowa wiedza, nowa moda, zmiana obowiązującego prawa, a także nieoczekiwane niepowodzenia lub sukcesy przedsiębiorstwa. Zmiana wpływa na wszystkie aspekty działania firmy, w tym również na jej finanse.
Jak zarządzać zmianą?
Niestety jeszcze nikt nie wymyślił idealnego sposobu przeprowadzania zmian w firmie. Proces jest tak skomplikowany i uzależniony od bardzo wielu różnych czynników, że trudno stworzyć plan działania, który sprawdzi się w każdej sytuacji. Istnieje jednak kilka ogólnych zasad, których warto przestrzegać.
Czynnik ludzki
Zmiany w firmie dotyczą ludzi – pracownicy dostają nowy zakres obowiązków, praca na początku staje się bardziej skomplikowana, wymaga zdobycia nowych kompetencji i poszerzenia wiedzy. Te utrudnienia sprawiają, że szeregowi pracownicy zazwyczaj bardzo niechętnie odnoszą się do wszelkich propozycji zmian. Jak sobie poradzić z tym problemem? Przede wszystkim zmiany należy wprowadzać, zaczynając od kwestii ogólnych, np. dziedziny działalności, misji firmy, strategii na najbliższe lata. Kiedy te kwestie zostaną wyjaśnione, można przejść do bardziej szczegółowych zagadnień dotyczących organizacji pracy. Na każdym etapie pracownicy muszą rozumieć znaczenie całego procesu oraz powinni wiedzieć, że ważne jest ich zaangażowanie.
Kultura organizacyjna
Obowiązująca w firmie kultura organizacyjna to jeden z najważniejszych czynników, który trzeba wziąć pod uwagę w czasie wprowadzania zmian. Jeśli pracownicy utożsamiają się z firmą i są zaangażowani w realizowanie jej misji, zmiana często będzie postrzegana przez nich jako coś łatwego i normalnego. Kiedy pracownicy nie identyfikują się z przedsiębiorstwem, sytuacja staje się dużo bardziej skomplikowana. W obu przypadkach menedżerowie muszą być świadomi postaw pracowników, tego jakie wartości cenią, a także tego jakie zwyczaje panują w miejscu pracy.
Bez pośpiechu
Zbyt szybkie zmiany będą miały niekorzystny wpływ na efektywność pracy oraz mogą doprowadzić do niekontrolowanych zmian kultury organizacyjnej. Pracownicy powinni zachować poczucie bezpieczeństwa. W czasie wprowadzania zmian należy odwoływać się do dobrych zwyczajów w firmie, do tradycji i zaufania, którym zatrudnieni obdarzają pracodawcę.
Nie da się uniknąć niespodzianek
Paradoksalnie niespodzianki nie powinny być zaskoczeniem. Zarządzanie zmianą jest na tyle skomplikowane, że w zasadzie nigdy nie uda się dokładnie kontrolować wszystkich aspektów tego procesu. Niespodzianki mogą wynikać z braku planowania, braku odpowiedniej informacji dla pracowników, złego rozeznania w sytuacji.
